Hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ pháp lý quan trọng phản ánh trung thực ý chí của các bên và nội dung giao dịch đã được công chứng. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn xảy ra trường hợp hồ sơ công chứng lưu trữ không phản ánh đúng nội dung giao dịch, dẫn đến tranh chấp kéo dài và phát sinh trách nhiệm pháp lý cho nhiều chủ thể liên quan. Việc xác định trách nhiệm pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ có sai lệch là vấn đề có ý nghĩa quan trọng trong bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch dân sự.
>>> Xem thêm: Địa chỉ công chứng này đặc biệt phù hợp với những ai muốn làm hồ sơ nhanh và chính xác.
1. Căn cứ pháp lý điều chỉnh trách nhiệm khi hồ sơ công chứng lưu trữ không đúng nội dung giao dịch
Trách nhiệm pháp lý phát sinh trong trường hợp này được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật sau:
Luật Công chứng 2014
Điều 2: Mục đích của hoạt động công chứng
Điều 7: Các hành vi bị nghiêm cấm
Điều 61: Lập HS công chứng
Điều 62: Lưu trữ HS công chứng
Điều 38: Trách nhiệm của công chứng viên
Bộ luật Dân sự 2015
Điều 117: Điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự
Điều 131: Hậu quả pháp lý của giao dịch dân sự vô hiệu
Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015
Điều 94, 95: Chứng cứ và nguồn chứng cứ
➡️ Theo quy định này, hồ sơ công chứng lưu trữ phải phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung giao dịch đã được công chứng; mọi sai lệch đều có thể làm phát sinh trách nhiệm pháp lý.
2. Các dạng sai lệch phổ biến trong hồ sơ công chứng lưu trữ
Trên thực tế, HS công chứng lưu trữ không phản ánh đúng nội dung giao dịch thường xuất phát từ các sai lệch sau:
Bản lưu hợp đồng công chứng khác với bản giao cho các bên
Thiếu tài liệu làm căn cứ xác lập giao dịch
Ghi nhận sai phạm vi quyền, nghĩa vụ của các bên
Thiếu biên bản giải thích quyền, nghĩa vụ hoặc xác minh năng lực hành vi
Lưu trữ nhầm hồ sơ, thất lạc tài liệu gốc
📌 Những sai lệch này làm giảm giá trị chứng cứ của hồ sơ công chứng lưu trữ và ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi hợp pháp của các bên.
>>> Xem thêm: Cần sang tên đất thừa kế hay mua bán? Dịch vụ làm sổ đỏ nhanh sẽ giúp bạn tránh mọi rắc rối pháp lý.
3. Trách nhiệm pháp lý của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng
3.1. Trách nhiệm của công chứng viên
Theo Điều 38 Luật Công chứng 2014, công chứng viên phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng do mình thực hiện. Khi hồ sơ công chứng lưu trữ không phản ánh đúng nội dung giao dịch, công chứng viên có thể phải chịu:
Trách nhiệm kỷ luật nếu vi phạm quy trình nghiệp vụ
Trách nhiệm bồi thường thiệt hại nếu gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng
Trách nhiệm hành chính trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng quy định pháp luật
Tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại do lỗi của công chứng viên
Sau đó có quyền yêu cầu công chứng viên hoàn trả nếu có lỗi
➡️ Như vậy, trách nhiệm pháp lý không chỉ dừng lại ở cá nhân công chứng viên mà còn thuộc về tổ chức hành nghề công chứng.
4. Hậu quả pháp lý đối với giao dịch khi hồ sơ công chứng lưu trữ không đúng nội dung
Hồ sơ công chứng lưu trữ có sai lệch có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý nghiêm trọng:
Giao dịch bị tuyên vô hiệu nếu không đáp ứng điều kiện có hiệu lực
Khó khăn trong việc chứng minh ý chí thật sự của các bên
Phát sinh tranh chấp kéo dài, gia tăng chi phí tố tụng
Ảnh hưởng đến quyền của bên thứ ba ngay tình
📌 Trong tố tụng, nếu hồ sơ công chứng lưu trữ không phản ánh đúng nội dung giao dịch, Tòa án có thể không chấp nhận giá trị chứng cứ tuyệt đối của văn bản công chứng.
>>> Xem thêm: Tất cả những điều cần biết về Chứng thực đều được giải thích dễ hiểu tại đây.
5. Ví dụ minh họa thực tế
Ví dụ thực tế: Hai bên ký hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất có điều khoản thanh toán làm nhiều đợt. Tuy nhiên, hồ sơ công chứng lưu trữ tại văn phòng công chứng chỉ thể hiện thanh toán một lần.
Khi tranh chấp phát sinh, Tòa án yêu cầu cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ. Do hồ sơ không phản ánh đúng thỏa thuận thực tế:
Không xác định được đầy đủ nghĩa vụ thanh toán
Bên bị thiệt hại yêu cầu bồi thường trách nhiệm của văn phòng công chứng
➡️ Tòa án xác định công chứng viên có lỗi trong việc lập và lưu trữ hồ sơ, buộc tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật.
6. Kết luận
Trách nhiệm pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ không phản ánh đúng nội dung giao dịch là vấn đề mang tính then chốt trong việc bảo đảm an toàn pháp lý cho hoạt động công chứng. Sai lệch trong hồ sơ lưu trữ không chỉ ảnh hưởng đến giá trị chứng cứ của văn bản công chứng mà còn làm phát sinh trách nhiệm kỷ luật, hành chính và bồi thường thiệt hại đối với công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng.
Việc tuân thủ chặt chẽ quy định về lập và lưu trữ hồ sơ công chứng là yêu cầu bắt buộc nhằm phòng ngừa rủi ro pháp lý, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
