Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuTừ chối chứng thực chữ ký hợp đồng là tình huống có thể khiến nhiều người bối rối khi chuẩn bị giao dịch mua bán. Đặc biệt, người dân thường nhầm lẫn giữa chứng thực chữ ký và công chứng hợp đồng.
Không phải hợp đồng mua bán nào cũng có thể thực hiện chứng thực chữ ký. Một số loại hợp đồng phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định riêng. Ngoài ra, người thực hiện chứng thực còn phải kiểm tra điều kiện của người yêu cầu.
Nếu hồ sơ không đáp ứng điều kiện, việc từ chối thực hiện thủ tục có thể xảy ra. Người dân cần biết nguyên nhân để có hướng xử lý phù hợp.
Vậy tại sao văn phòng công chứng lại từ chối chứng thực chữ ký trên hợp đồng mua bán? Những trường hợp nào thường gặp? Khi bị từ chối, người dân cần làm gì? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn.
>>> Xem thêm: Vì sao chứng thực chữ ký lại không bảo đảm nội dung của văn bản?
1. Phân biệt chứng thực chữ ký và công chứng hợp đồng mua bán
1.1. Chứng thực chữ ký là gì?
Chứng thực chữ ký là thủ tục xác nhận chữ ký trên giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Khi thực hiện thủ tục, người có thẩm quyền sẽ kiểm tra người yêu cầu. Nội dung văn bản cũng được xem xét trong phạm vi pháp luật cho phép.
Chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc xác nhận toàn bộ nội dung giao dịch. Người ký vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung mình thể hiện trong văn bản.
Vì vậy, cần xác định đúng bản chất của thủ tục trước khi chuẩn bị hồ sơ.
1.2. Công chứng hợp đồng mua bán là gì?
Công chứng hợp đồng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực và tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật.
Trong quá trình công chứng, công chứng viên có thể kiểm tra nhiều nội dung. Các bên tham gia giao dịch cũng phải đáp ứng những điều kiện nhất định.
Đối với một số giao dịch mua bán tài sản, pháp luật có thể yêu cầu hợp đồng phải được công chứng. Khi đó, chứng thực chữ ký không phải là phương án thay thế.
Do đó, người dân cần xác định loại giao dịch trước khi lựa chọn thủ tục.
1.3. Vì sao hợp đồng mua bán không phải lúc nào cũng được chứng thực chữ ký?
Không phải mọi văn bản có tên “hợp đồng mua bán” đều có thể chứng thực chữ ký.
Nội dung hợp đồng có thể liên quan đến quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản hoặc quyền lợi của nhiều bên. Khi đó, thủ tục áp dụng phải căn cứ vào quy định đối với từng loại giao dịch.
Nếu pháp luật yêu cầu công chứng mà người dân chỉ yêu cầu chứng thực chữ ký, hồ sơ có thể không được thực hiện theo cách này.
Việc xác định sai thủ tục ngay từ đầu là nguyên nhân khá phổ biến khiến hồ sơ bị từ chối.
2. Những trường hợp có thể bị từ chối chứng thực chữ ký hợp đồng
2.1. Hợp đồng thuộc trường hợp phải công chứng
Một trong những nguyên nhân quan trọng là loại hợp đồng thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu công chứng.
Ví dụ, một số giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất có yêu cầu về công chứng hoặc chứng thực theo quy định.
Trong trường hợp này, việc chỉ yêu cầu chứng thực chữ ký không đáp ứng đúng hình thức pháp lý của giao dịch.
Người dân cần xác định đúng yêu cầu trước khi ký kết. Điều này giúp tránh việc phải lập lại hợp đồng.
2.2. Nội dung hợp đồng không phù hợp quy định
Người thực hiện chứng thực có thể kiểm tra nội dung văn bản trong phạm vi cần thiết.
Nếu văn bản có nội dung trái pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội, thủ tục có thể không được thực hiện.
Một số điều khoản cũng có thể khiến văn bản không phù hợp với hình thức chứng thực chữ ký.
Do đó, người dân không nên chỉ kiểm tra phần thông tin cá nhân. Nội dung giao dịch cũng cần được rà soát trước khi thực hiện.
2.3. Người yêu cầu không đủ điều kiện chứng thực
Người yêu cầu chứng thực phải đáp ứng các điều kiện theo quy định.
Người thực hiện chứng thực có thể kiểm tra năng lực hành vi và giấy tờ tùy thân. Trường hợp người yêu cầu không đáp ứng điều kiện, việc chứng thực có thể bị từ chối.
Ví dụ, người yêu cầu có thể không đủ khả năng nhận thức hoặc làm chủ hành vi tại thời điểm thực hiện thủ tục.
Khi phát sinh vấn đề, cần xác định nguyên nhân cụ thể. Không nên tự ý tìm cách thay đổi hồ sơ để tiếp tục thực hiện.
2.4. Chữ ký không được thực hiện đúng yêu cầu
Đối với chứng thực chữ ký, việc xác định người ký là yếu tố quan trọng.
Nếu người yêu cầu không trực tiếp ký theo yêu cầu của thủ tục, việc chứng thực có thể không được thực hiện.
Người dân cũng không nên ký khống rồi nhờ người khác mang văn bản đi chứng thực.
Trường hợp có nhu cầu đặc biệt, cần trao đổi với người có thẩm quyền. Từ đó, người dân có thể được hướng dẫn phương án phù hợp.
2.5. Giấy tờ tùy thân có vấn đề
Người yêu cầu cần xuất trình giấy tờ tùy thân theo quy định.
Thông tin trên giấy tờ cần đủ rõ để xác định người thực hiện thủ tục. Nếu giấy tờ có dấu hiệu bất thường hoặc thông tin không phù hợp, hồ sơ có thể cần được kiểm tra thêm.
Người dân nên kiểm tra giấy tờ trước khi đến thực hiện. Nếu có thay đổi thông tin cá nhân, cần trao đổi trước với nơi tiếp nhận.
2.6. Văn bản có dấu hiệu giả mạo hoặc bị sửa chữa
Văn bản có dấu hiệu giả mạo là trường hợp cần được đặc biệt thận trọng.
Nếu giấy tờ bị tẩy xóa hoặc sửa chữa không đúng quy định, người thực hiện chứng thực có thể không tiếp nhận.
Người dân không nên tự ý chỉnh sửa giấy tờ để tiếp tục làm thủ tục. Nếu có sai sót, cần xác định nguyên nhân và lập lại văn bản khi cần thiết.
Việc sử dụng giấy tờ không hợp lệ có thể gây thêm rủi ro cho giao dịch.
>>> Xem thêm: Làm thế nào để tìm được văn phòng công chứng vừa uy tín vừa thuận tiện?
3. Cần làm gì khi bị từ chối chứng thực chữ ký trên hợp đồng?
3.1. Hỏi rõ lý do bị từ chối
Khi hồ sơ không được tiếp nhận, người dân nên hỏi rõ nguyên nhân.
Có thể vấn đề nằm ở loại hợp đồng. Cũng có thể hồ sơ chưa đầy đủ hoặc người yêu cầu chưa đáp ứng điều kiện.
Việc xác định đúng nguyên nhân là bước đầu tiên để xử lý. Không nên tự suy đoán hoặc thay đổi hồ sơ khi chưa biết vấn đề nằm ở đâu.
3.2. Kiểm tra lại loại thủ tục cần thực hiện
Sau khi biết nguyên nhân, cần xác định lại thủ tục phù hợp.
Nếu hợp đồng thuộc trường hợp phải công chứng, người dân cần chuyển sang thủ tục công chứng. Nếu chỉ cần chứng thực chữ ký, cần kiểm tra lại điều kiện của văn bản.
Việc này đặc biệt quan trọng với các giao dịch mua bán tài sản.
Mỗi loại tài sản có thể có yêu cầu pháp lý khác nhau. Người dân nên kiểm tra trước khi ký hợp đồng.
3.3. Bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ nếu phù hợp
Một số trường hợp hồ sơ chỉ thiếu giấy tờ. Khi đó, người dân có thể bổ sung theo hướng dẫn.
Nếu văn bản có lỗi về thông tin, cần chỉnh sửa trước khi thực hiện lại thủ tục.
Không nên tự ý thay đổi nội dung giao dịch chỉ để được chứng thực. Mọi điều chỉnh cần phản ánh đúng ý chí của các bên.
Nếu hợp đồng có nhiều nội dung phức tạp, nên kiểm tra trước khi ký.
3.4. Không chuyển sang một dịch vụ khác chỉ vì nơi trước đó từ chối
Khi bị từ chối, một số người có thể tìm nơi khác để thực hiện ngay.
Tuy nhiên, nếu nguyên nhân xuất phát từ quy định pháp luật, việc tìm một nơi khác không giải quyết được vấn đề.
Đặc biệt, cần thận trọng với những dịch vụ cam kết “chứng thực mọi hợp đồng” hoặc bỏ qua các điều kiện pháp lý.
Người dân nên ưu tiên xác định đúng thủ tục trước. Đây là cách hạn chế rủi ro cho giao dịch.
3.5. Xin hướng dẫn đối với giao dịch có giá trị lớn
Những hợp đồng có giá trị tài sản lớn cần được chuẩn bị cẩn thận.
Ví dụ, giao dịch nhà đất có thể liên quan đến nhiều giấy tờ. Các bên cũng cần kiểm tra quyền sở hữu và quyền sử dụng tài sản.
Nếu chưa rõ thủ tục, nên tìm kiếm tư vấn trước khi ký. Điều này giúp hạn chế tình trạng hợp đồng đã ký nhưng không thể hoàn thiện thủ tục.
Việc kiểm tra sớm thường đơn giản hơn việc xử lý tranh chấp sau này.
4. Những lưu ý để tránh bị từ chối khi chứng thực chữ ký hợp đồng
4.1. Xác định đúng loại hợp đồng
Trước khi lập văn bản, cần xác định bản chất của giao dịch.
Không nên chỉ dựa vào tên gọi “hợp đồng mua bán”. Quan trọng hơn là nội dung và đối tượng của giao dịch.
Một hợp đồng mua bán tài sản thông thường có thể có yêu cầu khác. Hợp đồng liên quan đến nhà đất lại có quy định riêng.
Xác định đúng ngay từ đầu giúp người dân lựa chọn đúng thủ tục.
4.2. Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ
Hồ sơ cần được chuẩn bị trước khi thực hiện. Người dân nên kiểm tra giấy tờ tùy thân và các tài liệu liên quan đến hợp đồng.
Nếu giao dịch liên quan đến tài sản, cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng khi thủ tục yêu cầu.
Các bên cũng nên thống nhất nội dung hợp đồng trước khi ký. Điều này giúp quá trình thực hiện thuận lợi hơn.
4.3. Không ký trước khi được hướng dẫn
Trong trường hợp cần chứng thực chữ ký, người dân nên hỏi rõ quy trình.
Nếu thủ tục yêu cầu ký trước mặt người có thẩm quyền, cần thực hiện đúng yêu cầu đó.
Không nên ký sẵn văn bản rồi mới tìm nơi chứng thực. Cách làm này có thể khiến thủ tục không được thực hiện trong một số trường hợp.
Việc ký đúng thời điểm cũng giúp xác định rõ người thực hiện chữ ký.
4.4. Kiểm tra kỹ thông tin trước khi ký
Người ký cần đọc toàn bộ văn bản. Những thông tin như họ tên, số giấy tờ và nội dung giao dịch cần được kiểm tra.
Các điều khoản liên quan đến quyền và nghĩa vụ cũng cần được hiểu rõ.
Nếu phát hiện sai sót, nên sửa trước khi ký. Không nên ký vào văn bản có nội dung chưa thống nhất.
Đây là bước đơn giản nhưng có ý nghĩa quan trọng đối với giao dịch.
4.5. Chủ động liên hệ nơi thực hiện trước khi đến
Nếu chưa chắc hợp đồng có thể chứng thực chữ ký hay không, người dân nên hỏi trước.
Có thể cung cấp thông tin cơ bản về loại hợp đồng và mục đích sử dụng. Người tiếp nhận sẽ hướng dẫn về hồ sơ cần chuẩn bị.
Việc liên hệ trước giúp hạn chế việc đi lại nhiều lần. Đồng thời, người dân có thể chuẩn bị đúng giấy tờ ngay từ đầu.
Nếu giao dịch phức tạp, nên trao đổi kỹ trước khi ký kết.
>>> Xem thêm: Cẩn trọng ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh nhiều phiền phức trong quá trình công chứng mua bán nhà đất
Kết luận
Từ chối chứng thực chữ ký hợp đồng có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân. Trong đó, việc xác định sai loại thủ tục là vấn đề cần đặc biệt lưu ý. Không phải mọi hợp đồng mua bán đều có thể thực hiện chứng thực chữ ký.
Người dân cần kiểm tra loại giao dịch, nội dung hợp đồng và điều kiện của người yêu cầu. Hồ sơ cũng cần được chuẩn bị đầy đủ. Nếu bị từ chối, nên hỏi rõ lý do và xác định lại thủ tục phù hợp.
Đặc biệt, không nên tìm cách bỏ qua điều kiện pháp lý chỉ để hoàn thành giao dịch nhanh hơn. Với hợp đồng liên quan đến tài sản có giá trị lớn, việc kiểm tra hồ sơ trước khi ký là rất cần thiết.
Nếu cần được tư vấn về hợp đồng mua bán, thủ tục chứng thực chữ ký hoặc công chứng giao dịch, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Phục vụ khách hàng quốc tế sẽ dễ dàng hơn khi doanh nghiệp có giải pháp dịch thuật đa ngôn ngữ phù hợp
>>> Xem thêm: Khi thời hạn nộp hồ sơ đang đến gần, công chứng dịch thuật đúng cách càng quan trọng
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com