Tư vấn về Khấu trừ Lương: Các Trường hợp Hợp pháp và Giới hạn Mức Khấu trừ Tối đa
Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn gặp khó khăn trong việc xác định khấu trừ lương hợp pháp theo quy định, dẫn đến nguy cơ vi phạm pháp luật lao động và bị xử phạt. Không ít trường hợp người sử dụng lao động tự ý trừ lương vì thiệt hại, vi phạm nội quy hay lý do hiệu suất mà không biết rằng mức khấu trừ bị giới hạn rất chặt chẽ. Người lao động cũng thường nhầm lẫn giữa trách nhiệm bồi thường và nghĩa vụ phải chịu khấu trừ lương. Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp và người lao động hiểu chính xác các trường hợp được phép khấu trừ, điều kiện áp dụng và giới hạn mức trừ tối đa theo luật.
>>> Xem thêm: Văn phòng Công chứng có được quyền từ chối công chứng không? – Phân tích từ thực tiễn
1. Khấu trừ lương là gì? Cơ sở pháp lý điều chỉnh
Pháp luật không cấm doanh nghiệp khấu trừ lương, nhưng việc trừ lương chỉ được thực hiện trong phạm vi chặt chẽ.
Theo “Điều 102 Bộ luật Lao động 2019”, khấu trừ lương được hiểu là việc người sử dụng lao động trừ vào tiền lương của người lao động trong kỳ trả lương để bồi thường thiệt hại hoặc thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định.
Luật quy định chỉ một số trường hợp nhất định được phép khấu trừ và phải đảm bảo quyền lợi tối thiểu của người lao động.
Trường hợp này áp dụng khi người lao động làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
Theo “Điều 129 Bộ luật Lao động 2019”:
Nếu gây thiệt hại không nghiêm trọng và trị giá không quá 10 tháng lương tối thiểu vùng, người lao động chỉ phải bồi thường tối đa 3 tháng lương, thực hiện bằng hình thức khấu trừ hằng tháng.
Nếu thiệt hại do sơ suất, người lao động chỉ phải bồi thường một phần, tùy mức độ.
Quan trọng: doanh nghiệp không được tự ý quyết định mà phải tổ chức họp xử lý trách nhiệm vật chất, có biên bản, có ý kiến của người lao động.
>>> Xem thêm: Kinh nghiệm viếtDi chúc để đảm bảo ý nguyện cuối cùng
2.2. Khấu trừ do người lao động tạm ứng nhưng không hoàn trả
Nếu người lao động nhận tạm ứng (ví dụ: ứng tiền công tác, ứng lương trước) và đến thời điểm quyết toán không nộp đủ chứng từ hợp lệ, doanh nghiệp có quyền khấu trừ phần còn thiếu.
Căn cứ: “Điều 101 Bộ luật Lao động 2019”.
2.3. Khấu trừ để thực hiện nghĩa vụ theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền
Ví dụ:
Quyết định thi hành án dân sự yêu cầu trừ lương;
Quyết định của cơ quan thuế;
Quy định về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.
Những khoản này không bị giới hạn mức trừ tối đa, vì là nghĩa vụ bắt buộc theo pháp luật chuyên ngành.
2.4. Khấu trừ theo thỏa thuận với người lao động
Pháp luật cho phép áp dụng khi cả hai bên tự nguyện, ví dụ:
Người lao động đồng ý trừ lương để trả khoản vay nội bộ;
Thỏa thuận trả góp khoản bồi thường theo yêu cầu của doanh nghiệp.
3. Các trường hợp doanh nghiệp KHÔNG được khấu trừ lương
Các hành vi sau là trái luật:
Trừ lương để xử lý vi phạm kỷ luật lao động (kỷ luật không được dùng hình thức trừ lương);
Trừ lương do không đạt KPI hoặc hiệu suất;
Trừ lương khi đi làm muộn mà không có quy định hợp lệ;
Trừ lương vì nghỉ phép, nghỉ việc có lý do chính đáng;
Tự ý trừ lương để bù khoản “doanh thu thiếu hụt nhóm”;
Trừ lương nhân viên để bù khoản mất mát không có chứng cứ chứng minh lỗi cá nhân.
Mọi hành vi khấu trừ không đúng sẽ khiến doanh nghiệp bị xử phạt theo “Nghị định 12/2022/NĐ-CP”.
4. Giới hạn mức khấu trừ tối đa theo quy định pháp luật
Theo “Khoản 3 Điều 102 Bộ luật Lao động 2019”: Mức khấu trừ tiền lương hằng tháng không được vượt quá 30% tiền lương thực trả.
Điều này nghĩa là:
Lương thực trả sau khấu trừ tối thiểu phải còn 70%,
Trừ trường hợp nghĩa vụ trích theo luật như BHXH, BHTN, BHYT (không bị giới hạn 30%).
Lý do có giới hạn: đảm bảo mức sống tối thiểu cho người lao động và gia đình họ.
5. Quy trình thực hiện khấu trừ lương hợp pháp
5.1. Thông báo trước cho người lao động
Doanh nghiệp phải giải thích rõ:
Lý do khấu trừ;
Số tiền bị trừ;
Thời gian khấu trừ;
Căn cứ pháp luật.
Việc này nhằm tránh tranh chấp và đảm bảo minh bạch.
5.2. Lập biên bản và ghi nhận hồ sơ
Dành cho trường hợp bồi thường thiệt hại hoặc tạm ứng không quyết toán.
Hồ sơ gồm:
Biên bản xác định thiệt hại;
Biên bản họp xử lý trách nhiệm vật chất;
Chứng cứ chứng minh hành vi gây thiệt hại;
Ý kiến của người lao động.
5.3. Thực hiện khấu trừ theo kỳ lương
Khấu trừ theo quy định không vượt quá 30%. Doanh nghiệp nên thể hiện rõ trong phiếu lương hoặc hệ thống ERP.
6. Ví dụ minh họa thực tế
Tình huống: Nhân viên B làm đổ thiết bị đo trị giá 8 triệu đồng. Doanh nghiệp yêu cầu B bồi thường 100% bằng cách trừ toàn bộ lương tháng.
Phân tích pháp lý:
Trị giá thiệt hại dưới “10 tháng lương tối thiểu vùng”, nên chỉ được yêu cầu bồi thường tối đa 3 tháng lương;
Khấu trừ lương phải tuân thủ mức trừ không quá 30% lương thực trả/tháng;
Doanh nghiệp không được trừ toàn bộ lương;
Phải lập biên bản họp xử lý trách nhiệm vật chất.
Kết luận: Doanh nghiệp chỉ được khấu trừ 30% lương mỗi tháng cho đến khi đủ số tiền bồi thường (không quá 3 tháng lương), mọi hành vi khác là trái luật.
7. Doanh nghiệp cần làm gì để tránh rủi ro khi khấu trừ lương?
Ban hành quy chế tài chính – bồi thường thiệt hại rõ ràng;
Có quy trình lập biên bản thiệt hại chuẩn;
Không trừ lương tùy ý theo chỉ đạo miệng của cấp quản lý;
Công khai quy định và thông báo trước cho người lao động;
Tham vấn luật sư để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Việc xác định khấu trừ lương hợp pháp là bước quan trọng để doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và hạn chế tranh chấp với người lao động. Với khuôn khổ pháp lý rõ ràng và giới hạn mức khấu trừ tối đa, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình, minh bạch và có đầy đủ căn cứ mới được phép trừ lương. Người lao động cũng cần hiểu quyền của mình để bảo vệ lợi ích hợp pháp khi bị khấu trừ không đúng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
